Zo zet je de feature Gebruiker optimaal in voor de telefooncentrale van jouw klanten

Misschien weet je het nog: een paar jaar geleden hebben we de Geheimen van de Gebruiker met je gedeeld. De Gebruiker is een tool die jouw klant helpt om zijn centrale efficiënt in te richten.

In de tussentijd hebben we niet stilgezeten. We hebben de Gebruiker doorontwikkeld en geoptimaliseerd. De Gebruiker is onmisbaar geworden om de telefooncentrale van jouw klant zo slim mogelijk te gebruiken. 

Simpel inloggen voor alle producten met de Gebruiker 

De meeste mensen weten wel dat je de Gebruiker nodig hebt om in te loggen in de telefooncentrale, de Vialer App, de Vialer Webphone en de browser plug-in. Handig, jouw klant heeft dus maar één inlog nodig om gebruik te maken van alle producten die jij aanbiedt. Je voegt Gebruikers eenvoudig toe, eventueel namens je klant, zodat ook zij gebruik kunnen maken van de Vialer App en Vialer Webphone.

Goed om te weten: je kent eenvoudig rechten toe aan een Gebruiker. Zo zorg je ervoor dat niet iedereen toegang heeft tot alle facetten binnen de centrale, bijvoorbeeld het aanmaken van (betaalde) diensten of het wijzigen van een belplan. Welke rechten dit precies zijn? Dat leggen we uit in deze blog.

De Gebruiker koppelen aan toestellen

Het koppelen van toestellen aan de Gebruiker biedt jouw klant talloze manieren om de centrale slim en efficiënt in te richten. 

De drie belangrijkste voordelen leggen we uit.

1. Gemakkelijk schakelen in bereikbaarheid

Je kunt de Gebruiker persoonsgebonden voor jouw klant inzetten. Iedere medewerker krijgt daarmee een eigen Gebruiker. Per Gebruiker stel je in welke devices eraan gekoppeld moeten worden. Zo kan het bureautoestel, de Vialer App, de Vialer Webphone en eventueel het mobiele (privé) telefoonnummer van die medewerker gekoppeld worden aan zijn Gebruiker. Deze medewerker kan vervolgens zelf heel gemakkelijk aangeven of, en waarop hij bereikbaar is. Je schakelt zo heel gemakkelijk in de bereikbaarheid. Dit doet de medewerker het eenvoudigst via de Vialer App of de Vialer Webphone. Hierdoor hoef je als klant (of partner) niet meer in te loggen in de centrale om bepaalde toestellen over te laten gaan. 

2. Beschikbaarheidsstatus collega’s

Het is niet alleen efficiënt dat je als medewerker zelf heel makkelijk kunt aangeven óf en op welke manier je bereikbaar wilt zijn, het is ook handig dat collega’s dit van elkaar weten. Dat hebben we mogelijk gemaakt. Medewerkers zien van elkaar of ze bereikbaar, in gesprek of niet bereikbaar zijn. Dit overzicht vind je terug in de Vialer App en Vialer Webphone. Binnenkort is de beschikbaarheidsstatus van Gebruikers ook in de portal te vinden. 

Een duidelijk overzicht van de beschikbaarheidsstatus is in veel opzichten waardevolle informatie voor jouw klant. Is een collega in gesprek? Dan weet je dat je daar niet naar kunt doorverbinden. Je kunt ook beslissen om tijdelijk extra collega’s toe te voegen in een belgroep of ze er juist uit te halen, zodat er meer of minder Gebruikers worden aangeroepen. Tot slot is het erg waardevol voor jou als partner wanneer de lijst met de beschikbaarheidsstatus van de Gebruikers ook zichtbaar wordt in de telefooncentrale. Je biedt dan nog efficiënter en beter support aan jouw klant. Je ziet van alle Gebruikers wat de beschikbaarheidsstatus is. Op dit moment is dit nog niet zichtbaar in de centrale zelf (wel in de Vialer Webphone en Vialer App van de klant), maar dat is iets waar we aan werken. 

De feature Gebruiker is voor veel doeleinden handig. Maar hoe je de Gebruiker ook inzet, het belangrijkste is: jouw klant weet altijd welke collega’s bereikbaar zijn, ongeacht welk toestel er op dat moment wordt gebruikt. 

3. Één intern telefoonnummer

De Gebruiker heeft, net als vele andere features, een eigen intern telefoonnummer. Dit werkt ontzettend efficiënt. Aangezien je als Gebruiker aangeeft op welk device je bereikbaar bent, hoef je niet eerst alle losse toestellen van die Gebruiker proberen te benaderen. Je belt intern dus naar de Gebruiker en niet naar de toestellen van die Gebruiker. Je voorkomt hiermee dat je iemand op zijn bureautoestel intern probeert te bellen, terwijl diegene thuis bereikbaar is op z’n Vialer Webphone. 

Daarnaast is de contactenlijst ook veel overzichtelijker. Wanneer je als collega gebruik maakt van drie toestellen (app, webphone en bureautoestel) en ook doorschakelt naar mobiel, dan heb je voor één medewerker al 3 verschillende interne nummers en 1 mobiel telefoonnummer. Het overzicht raak je snel kwijt, helemaal bij meerdere medewerkers. Deze vier opties zijn nu ondergebracht in één Gebruiker met één intern nummer, wat het een stuk overzichtelijker maakt. 

Inzetten van de Gebruiker in de telefooncentrale

Wanneer je de Gebruiker voor jouw klant in wilt zetten, vergeet dan niet om de Gebruiker te selecteren als stap in het belplan of als onderdeel in de belgoep in plaats van de losse toestellen (VoIP-accounts). Ofwel, wanneer de Gebruiker niet is geselecteerd, werkt het switchen in bereikbaarheid niet.

De uitzonderingen

Sommige klanten hebben een telefoon staan bij de receptie, of maken bijvoorbeeld gebruik van een deurbelintercom. In deze situaties raden we aan om gebruik te maken van een VoIP-account en deze dus ook te selecteren in het belplan. 

De verdere ontwikkelingen

De Gebruiker blijft volop in ontwikkeling. Op dit moment zijn we hiermee bezig:

• Gebruikersstatus overzicht van alle Gebruikers in Freedom.
  Vooral heel handig voor jouw en je IT-collega’s die support leveren. Ze kunnen de beschikbaarheidsstatus van alle Gebruiker in één oogopslag in de portal terugvinden.  
• Beschikbaarheid instellen interne vs externe binnenkomende telefonie
  Het is straks makkelijker in te stellen dat je intern wel bereikbaar bent, maar extern niet. Het interne nummer van de Gebruiker is dus gewoon bereikbaar, maar op het zakelijke telefoonnummer dus niet. 
• Bereikbaarbaar op meerdere toestellen
  Op dit moment is de bereikbaarheid in te stellen op één device. Dit willen we veranderen, zodat het mogelijk is om meerdere toestellen te selecteren. Hierdoor kunnen meerdere toestellen tegelijk gaan rinkelen.
  

Wil je meer weten over de (werking van de) Gebruiker? Neem dan vooral een kijkje in de handleiding Gebruiker op onze Partner Informatie Portal. We ontwikkelen onze producten graag met onze partners. Heb je een goed idee? Of heeft jouw klant een mooie suggestie? Dat is heel waardevol, laat het ons dan ook vooral weten via de feedback knop in onze producten of neem contact met ons op.