Slimmer VoIP telefonie leveren – het Belplan

Staan de telefoonnummers klaar (of is de portering afgerond) en zijn de gebruikers aangemaakt? Dan kun je aan de slag met het inrichten van de portal. Het startpunt hiervan is eigenlijk altijd het instellen van het belplan. 

Belplan instellen als een baas

Bij het maken van een belplan stel je de routering in; dus alle stappen die doorlopen worden wanneer een telefoonnummer gebeld wordt. Wanneer er geen belplan is ingesteld, dan gebeurt er ook niets wanneer het telefoonnummer gebeld wordt. Je klant is dan dus eigenlijk onbereikbaar.

Bij het instellen van het belpan raden we aan om te beginnen met het toevoegen van de module Openingstijden. Zo kun je aangeven wanneer je klant bereikbaar wil zijn (en wanneer niet). Dit is een mooie start, maar er is nog veel meer dat je kunt regelen om de bereikbaarheid van je klant te optimaliseren. We geven je een aantal tips.

Feestdagen instellen

Heeft de klant de module Openingstijden? Begin het belplan dan altijd met een routering van feestdagen. Op deze manier kan je gemakkelijk tijdens bepaalde dagen een specifieke boodschap of routering instellen. Een feestdag wijzigen of toevoegen is snel gedaan. 

Modules wijzigen vanuit het belplan

Wist je dat je de module in het belplan open kan klappen (zie je het zwarte driehoekje? Klikken!) en snel de instellingen kan checken? Klik op wijzigen en je komt direct in de juiste module terecht. Vanuit deze module kan je ook gemakkelijk terugkeren naar het belplan. Wel zo snel en effectief! 

Zoeken in belplannen

Wanneer je veel belplannen beheert, dan is het goed om te weten dat je ook binnen deze belplannen kunt zoeken naar een bepaalde module. Wil je dus weten in welke belplannen een voip-account, melding of wachtrij is ingesteld? Door de module te selecteren in het zoekveld kom je hier snel achter. 

Verkeer filteren met de Filtergroep

Heeft de klant last van bepaalde bellers of wil je vervelende verkopers buiten de deur houden? Gebruik dan de gratis filtermogelijkheid. Je kunt hiermee namelijk instellen om anonieme bellers of bepaalde nummers een aparte routering mee te geven. Op deze manier beslis je zelf wat er gebeuret als dergelijk nummer je probeert te bereiken.

Je kunt het filter natuurlijk ook op andere manieren gebruiken. Door op landcode een filtering in te stellen, kun je er voor zorgen dat een beller uit Duitsland gerouteerd wordt naar een Duits sprekende collega. Handig voor internationale bedrijven met een meertalige servicedesk. 

Variabele callernaam instellen

De optie Variabele callernaam wordt door veel onze partners gebruikt. Met deze funvtie je namelijk een naam of kenmerk meesturen als een specifiek nummer van de klant wordt gebeld. Heeft de klant drie bedrijven en bijbehorende telefoonnummers, dan kan bijvoorbeeld de juiste bedrijfsnaam worden getoond op het display van het toestel. Ook kun je de keuze die gemaakt is bij een keuzemenu (bijvoorbeeld sales of support) hiermee laten tonen. 

Gebelde nummer weergeven bij Vast / mobiel

Bij het toevoegen van een mobiel nummer onder vast/mobiel heb je de mogelijkheid om te selecteren welk nummer op de display van het mobiele toestel wordt getoond. Wij raden aan om hier het gebelde nummer te selecteren, zodat je dan kunt zien dat het zakelijke nummer wordt gebeld. Op deze manier weet de klant dat het inkomend telefoontje een zakelijk gesprek is in plaats van een privégesprek. Zorg wel dat je gespreksbevestiging hebt ingeschakeld; dit zorgt ervoor dat – mocht je het gesprek missen- je later ziet dat je zakelijk gebeld bent en door wie.

De laatste stap in het belplan: de Voicemail

De gratis functionaliteit Voicemail is een must voor elke inrichting van het belpan. Een voicemail is altijd de laatste stap en voorkomt ook dat de verbinding abrupt wordt verbroken. Stel deze dus altijd in als laatste stap in het belplan. Ook heb je de mogelijkheid om een e-mail te laten versturen als er geen boodschap is achtergelaten. De klant weet dan dat er een gemiste oproep is. 

Haal alles uit het VoIPGRID platform

Met deze slimme handelingen lever je een fantastisch belplan op dat voor de klant voelt als maatwerk. In het volgende blog gaan we wederom in op het werken in de portal zelf. Wil je nu al meer leren over hoe je VoIPGRID platform optimaal benut, check dan onze de webinars.