Platformupdate: de nieuwe wijzigingsmodus van het belplan

Met het VoIPGRID platform pas je de bereikbaarheid van jouw klanten op elk moment aan, zodat deze precies aansluit op hun behoeften. Gaat een klant op vakantie en moet de module openingstijden worden aangepast? Of moet er een keuzemenu of wachtrij worden toegevoegd? Welke wens de klant ook heeft, het wijzigen van de bereikbaarheid of het toevoegen van extra stappen en modules gebeurt meestal in het belplan. Binnenkort voeren we verbeteringen door in het wijzigen van het belplan, zodat klanten met meer zekerheid zelf aan de slag kunnen. In deze blog lees je meer hierover.

Het aanpassen van een belplan, hoe werkt dat nu?

Als je op dit moment een belplan wijzigt, dan gebeurt dit real-time. Alle wijzigingen worden direct doorgevoerd, je kunt dus niet meer terug naar de vorige versie van het belplan. Het is natuurlijk heel prettig dat dit zo snel en live kan, maar soms wil je ook rustig de tijd kunnen nemen om wijzigingen door te voeren of wil je terug kunnen gaan naar de vorige versie van het belplan. Hoewel je heel snel en gemakkelijk de stappen in het belplan handmatig terug kunt zetten naar eerdere versies van het belplan of foutieve stappen kunt wijzigen naar de juiste stap, merkten we dat het voor de eindgebruikers soms spannend blijft om een belplan te wijzigen. Om deze zorgen weg te nemen, besloten we een verbetering door te voeren.

De wijzigingsmodus van het belplan, hoe gaat dat werken?

In de nieuwe versie van het bewerken van een belplan worden de wijzigingen niet meer real-time doorgevoerd. Dit neemt voor eindgebruikers de spanning weg of zij per ongeluk onbereikbaar zullen zijn tijdens het wijzigen van een belplan. Deze nieuwe aanpak is ook handig als een klant een complexer belplan nodig heeft. Je kunt dan eerst een belplan maken om de klant bereikbaar te maken, en vervolgens kun je het belplan naar wens wijzigen. Tijdens dit wijzigen blijft de klant gewoon bereikbaar.

Weergavemodus versus bewerkingsmodus

Het belplan krijgt twee modussen: de weergavemodus en de bewerkingsmodus. De weergavemodus is het belplan dat live staat. Als er een oproep binnenkomt, zullen de stappen worden doorlopen zoals het is weergegeven in het belplan van deze weergavemodus. In dit voorbeeld wordt bij een inkomende oproep de Gebruiker voor 20 seconden aangeroepen. In de weergavemodus is het niet mogelijk om wijzigingen in het belplan te maken. Je ziet dat je geen stappen onder of boven de stap van de Gebruiker kunt toevoegen.

Wil je een belplan wijzigen? Dan kan dit door op de knop ‘Belplan wijzigen’ te drukken. Je komt vervolgens in de bewerkingsmodus van het belplan terecht. De bewerkingsmodus van een belplan is als het ware een kopie van de weergavemodus. Hier kun je wijzigingen doorvoeren aan het belplan. En het prettige is: het belplan van de weergavemodus blijft op de achtergrond gewoon actief. Wanneer alle gewenste wijzigingen zijn doorgevoerd, dan kun je de wijzigingen opslaan en wordt het belplan omgezet naar de weergavemodus (en staat het dus live). Uiteraard is het ook mogelijk om gemaakte wijzigen in de bewerkingsmodus te annuleren, er wordt dan niets aangepast in het belplan.

Wil je de uitleg over de wijzigingsmodule in een video bekijken? Collega Maarten legt het uitgebreid uit op de Partner Informatieportal.

Tips voor support

Belt jouw klant met een vraag over het belplan? Dan is het handig om eerst te vragen in welke belplanmodus de klant zich bevindt. De bewerkingsmodus, waar de klant wijzigingen in doorvoert, is voor jou als partner niet zichtbaar. Het kan hierdoor lastiger zijn om de klant telefonisch door het belplan heen te loodsen, aangezien je niet ziet wat de klant aan het wijzigen is. Bevindt de klant zich in de weergavemodus? Dan zien jullie allebei dezelfde stappen in het belplan.

Je kunt een aantal dingen doen om de klant verder te helpen:

• Maak gebruik van software waarmee je op afstand mee kunt kijken met de klant en op deze manier support kunt leveren door aanwijzingen te geven (bijvoorbeeld TeamViewer)
• Vraag in welke modus van het belplan de klant zich bevindt, om miscommunicatie te voorkomen
• Bevindt de klant zich in de bewerkingsmodus? Soms kan het handiger zijn dat je zelf de wijzigingen doorvoert in plaats van de klant. Vraag de klant dan om uit de bewerkingsmodus te gaan. We adviseren dat de klant de eventueel gemaakte wijzigingen annuleert in plaats van opslaat. Deze wijzigingen van de klant worden dan niet opgeslagen in het actuele belplan (de weergavemodus).

Nieuwe wijzigingsmodus live vanaf 3 oktober

De nieuwe weergave- en bewerkingsmodus van het belplan gaat maandagmiddag 3 oktober live! Vanaf dan kunnen jouw klanten met meer vertrouwen zelf wijzigingen aanbrengen in hun belplan. Heb je vragen over deze nieuwe feature of heb je goede ideeën om het belplan nog beter te maken? Neem dan gerust contact met ons op!