Nu nog eenvoudiger je bereikbaarheid instellen met de vernieuwde module Openingstijden

Met het goed instellen van openingstijden weten bellende klanten meteen waar ze aan toe zijn. De afgelopen periode hebben we onderzocht hoe we de module Openingstijden in ons VoIP-platform eenvoudiger en effectiever kunnen maken. Zo willen we af van jaarlijks repetitieve handelingen rondom feestdagen en laten we gebruikers zelf de regie nemen. In deze blog leggen we uit hoe we de huidige module uitbreiden en welke oplossingen je kunt adviseren aan jouw klanten.

Een eenvoudige en uitgebreide optie voor openingstijden

Vanaf maandag 6 maart wordt er een tweede, compleet opnieuw opgebouwde openingstijdenmodule toegevoegd aan het platform: Openingstijden | Basis. Deze nieuwe module is ten opzichte van de huidige module zo simpel mogelijk gehouden: je kunt alleen openingstijden en feestdagen instellen. Uiteraard blijft de huidige module Openingstijden bestaan, deze hernoemen we naar Openingstijden | Geavanceerd. 

Heeft je klant geen uitgebreide wensen voor zijn openingstijden, dan adviseer je hem Openingstijden | Basis. Voor uitzonderingen biedt Openingstijden | Geavanceerd uitkomst, waarmee je de uitgebreidere tijdsrouteringen kunt instellen.

Openingstijden | Basis: openingstijden en feestdagen

Het instellen van de Openingstijden | Basis is bewust eenvoudig gehouden. Je selecteert eerst de dagen en tijden waarop de organisatie geopend is, en selecteert daarna de gewenste feestdagen. Deze voeg je vervolgens toe aan een belplan en klaar ben je.

Het grote voordeel van deze nieuwe optie: de feestdagen stel je eenmalig in. De klant is op de geselecteerde feestdagen gesloten, ook als deze volgend jaar op een andere datum vallen zoals Pasen en Hemelvaart. Het ieder jaar opnieuw instellen van de feestdagen is hiermee verleden tijd, wat een leuke tijdsbesparing kan opleveren.

Heb je klanten in Duitsland, Zuid-Afrika of België? Ook de feestdagen specifiek voor deze landen zijn te selecteren. In de Partner Informatieportal leggen we in een instructievideo uit hoe je de Openingstijden | Basis kunt instellen.

Openingstijden | Geavanceerd: uitgebreide tijdsroutering

En wat gaat er gebeuren met de huidige openingstijdenmodule? Daar kunnen we heel kort over zijn: qua functionaliteit verandert er niets aan de huidige module. Deze module kun je gewoon blijven gebruiken voor jouw klanten. Het enige wat verandert is de naam: vanaf 6 maart wordt de huidige module hernoemd naar Openingstijden | Geavanceerd. 

Automatisch omzetten van geavanceerd naar basis

Klanten die nu alleen de standaard vakantiedagen hebben ingesteld in de openingstijden willen we automatisch omzetten naar de nieuwe module, zodat onze partners hier geen werk van hebben. Alleen klanten waarbij de huidige openingstijden zó zijn ingesteld dat we ze één-op-één kunnen omzetten naar Openingstijden | Basis, worden door ons omgezet. 

Komen de voorwaarden niet helemaal overeen, of heeft de klant meerdere uitzonderingen op de openingstijden? Dan wijzigen we uiteraard niets. We verwachten vanaf half maart de betreffende klanten om te kunnen zetten van geavanceerd naar basis. Uiteraard houden we je op de hoogte van de voortgang. 

Een derde optie: de tijdelijke omleiding

Eind vorig jaar introduceerden we een derde mogelijkheid om openingstijden aan te passen: de Tijdelijke omleiding. Met de feature Tijdelijke omleiding kun je snel alle telefoonnummers van het bedrijf omleiden naar voicemail. Deze feature is vooral handig voor acute situaties of wanneer jouw klant tijdelijk niet bereikbaar wil zijn. Met één druk op de knop worden de belplannen de rest van dag omgeleid naar de voicemail. 

De tijdelijke omleiding stopt automatisch om 23:59 uur, tenzij deze handmatig eerder wordt stopgezet. Dan is de klant weer normaal bereikbaar volgens het belplan. Naar aanleiding van gebruikersfeedback ontwikkelen we nu de mogelijkheid om zelf een einddatum en -tijd in te stellen, zodat de tijdelijke omleiding ook gebruikt kan worden voor langere periodes zoals vakanties. Wil je meer weten over de feature Tijdelijke Omleiding, bekijk dan de instructievideo in de Partner Informatieportal.

Wanneer adviseer je welke optie?

Er zijn vanaf 6 maart dus drie mogelijkheden om de bereikbaarheid aan te passen: 

• Openingstijden | Basis
• Openingstijden | Geavanceerd 
• Tijdelijke Omleiding

Wanneer adviseer je nou welke optie aan je klant? Over het algemeen kunnen we het volgende onderscheid maken:

Openingstijden | Basis 

Deze module is met name erg geschikt voor het klein- en middenbedrijf. Er zijn simpele openingstijden van toepassing: het bedrijf is open of gesloten. Tijdens feestdagen is de klant ieder jaar dicht of juist open. De feestdagen zijn eenvoudig en eenmalig in te stellen.

Openingstijden | Geavanceerd

Deze module is met name geschikt voor het midden en groot segment. Vaak zijn er complexere oplossingen nodig, waarbij bijvoorbeeld specifieke tijdsgroepen ingezet moeten worden. De bereikbaarheid van de klant verandert gedurende de dag vaak. Je kunt hierbij denken aan de gezondheidszorg, waarbij tussen bepaalde tijden een andere bereikbaarheid geldt.

Tijdelijke omleiding 

De feature Tijdelijke omleiding is uitermate geschikt voor noodsituaties of een plotselinge verandering in bereikbaarheid. De tijdelijke aard van de feature maakt hem ideaal te combineren met zowel Openingstijden | Basis als Openingstijden | Geavanceerd.

Meer informatie

Op basis van gebruikerservaringen van de drie opties worden de volgende stappen in de doorontwikkeling van openingstijden bepaald. Te denken valt aan het toevoegen van extra feestdagen, vakanties of andere uitzonderingen. Ook werken we aan een versie waarbij je de tijdschema’s instelt via de Vialer App en Webphone, zonder dat de gebruiker hoeft in te loggen in de portal.

Wil je meer weten over de vernieuwde openingstijdenmodule of heb je feedback over de werking ervan? Neem dan vooral contact met ons op via contact@voipgrid.nl of 050-8009000. Onze volgende webinar op 6 april zal ook in het teken staan van onze nieuwe features, aanmelden kan al via deze link.