Integraties

VoIPGRID + CRM

Het is mogelijk om je CRM of ander informatiesysteem te koppelen met jouw telefonie. Door het koppelen van telefonie met andere gegevens kun je efficiënter werken.

CRM-integratie

Door de koppeling van je telefonie met je CRM-pakket kun je:
• In één opslag zien wie er belt zodra je gebeld wordt;
• Met één druk op de knop een nummer bellen zonder het in te hoeven toetsen;
• Als je systeem het ondersteunt de juiste klantkaart openen van de beller en direct zien wat de status van het dossier is van de beller.

Naamweergave

Zodra de contactgegevens gekoppeld zijn, krijg je een popup op je computerscherm te zien wanneer je gebeld wordt. Je toestel gaat over en je kunt exact in je scherm zien wie er belt.

Klikken en bellen

Het is tevens mogelijk om een willekeurig telefoonnummer in je scherm te selecteren en vervolgens met 1 druk op de knop het nummer daadwerkelijk te bellen. Sommige CRM-systemen laten toe om rechtstreeks te bellen vanuit het pakket. In de onderstaande afbeelding kun je vinden of jouw pakket ook tot de standaard mogelijkheden behoort.

Andere opties

Je kunt op diverse manieren de contactgegevens koppelen welke nodig zijn om de inkomende gesprekken te matchen. Deze gegevens zijn te ontsluiten op de volgende
manieren:

• CSV (alle formaten)
• ODBC-koppeling met een database
• Active Directory
• Outlook Contacts
• Exchange web service

Hoe het werkt

• Na het inloggen in de portal klik je op CRM-integratie en selecteer je de gebruikers welke van toepassing moeten zijn.
• Er zal contact met je worden opgenomen om een aantal gegevens door te nemen.
• Je krijgt een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je vervolgens moet inloggen bij de CRM-koppeling.
• Vervolgens installeer je de configuratie tool op een centrale PC of server en koppel je hierin jouw database of CRM-systeem. Tevens bepaal je of er een vervolgactie moet komen, bijvoorbeeld het openen van de klantkaart.
• Tot slot installeer je de cliënt op elke werkplek met een gebruiker.

Wanneer er nu een inkomend gesprek binnenkomt, sturen wij het nummer van de beller en het gebelde nummer door naar de CRM-koppeling. De koppeling zorgt ervoor dat er een popup op je scherm komt te staan. Wanneer je op deze popup klikt, kun je bijvoorbeeld de klantenkaart laten openen in je browser.

Voorwaarden

• De gebruikers moeten een Windows PC hebben.
• De contactgegevens die in het CRM/informatiesysteem staan, moeten op een manier geëxporteerd kunnen worden. Dit kan met een ODBC-koppeling, met CSV-bestanden of met een directe koppeling (zie hierboven).

VoIPGRID + Microsoft Outlook

Door middel van SIP-Tapi is het mogelijk om vanuit -bijvoorbeeld- Microsoft Outlook direct contactpersonen te bellen met je eigen toestel.

Stap 1: installeer SIP-Tapi

• Download SIP-Tapi vanaf Sourceforge
• Pak het bestand uit, open de map ‘Release’, hierin tref je een tweetal mappen aan ‘32bit’ en ‘64bit’. Kies de map welke overeenkomt met uw besturingssysteem (tip: je kunt dit vinden door rechts te klikken op ‘Deze Computer’ en vervolgens eigenschappen. Hier zie je ’32 bits besturingssysteem’ of ’64 bits besturingssysteem’.
• Kopieer het bestand ‘siptapi.tsp’ uit de betreffende map naar C:/windows/system32 (Let op: hiervoor moet je beschikken over beheerdersmachtigingen op de betreffende computer).

Stap 2: Windows instellingen

• Open het configuratiescherm.
• Kies het onderdeel ‘Telefoon en modemopties’.
• Klik op het tabblad “Advanced” en klik op “Add”
• In de lijst met beschikbare stuurprogramma’s kies je ‘SIPTapi ’ en klik vervolgens op ‘Add’.
• SIPTapi service provider verschijnt nu in de lijst met providers. Klik op “SIPTapi service provider ” en druk vervolgens op ‘Configure’.
• Let op: Het kan zijn dat er eerst een ander scherm verschijnt waar gevraagd wordt om o.a. je netnummer. Vul dit zo compleet mogelijk in en druk op ‘ok’

Stap 3: SIP-Tapi instellingen

Vul de volgende velden als volgt in:
• SIP Domain: sipproxy.voipgrid.nl
• SIP Outbound Proxy: sipproxy.voipgrid.nl
• Laat de vinkjes bij Reverse mode en Auto answer uit staan
• User: Vul hier het account ID van je VoIPaccount in.
• Password: Vul hier het wachtwoord in dat hoort bij je VoIPaccount in
• Authentication-user: Laat deze leeg.
• User’s extension: Het interne telefoonnummer van het betreffende toestel (bijvoorbeeld 201)
• Nadat je dit hebt ingesteld, is een herstart van je computer noodzakelijk om SIP-Tapi te kunnen gebruiken.

Het gebruik van SIP-Tapi

Door middel van SIP-Tapi is het nu mogelijk om vanuit bijvoorbeeld Outlook direct contactpersonen te bellen. Dit doe je door naar een contact te gaan en klik met rechtermuis op het telefoonnummer. Kies “call contact” en druk op “start call”.

Vervolgens gaat je eigen toestel over, neem de telefoon op. Nu wordt de beller gebeld, het duurt vervolgens een paar seconden voordat je hoort dat de telefoon over gaat bij de gebelde persoon.

VoIPGRID + Softphone

Natuurlijk kun je uitbellen via onze eigen app, de Vialer. Maar wil je liever gebruik maken van een softphone, dan beschrijven we hier de globale instellingen voor Zoiper.

Over Zoiper

Zoiper is een gratis softphone waar een aantal klanten van ons goede ervaringen mee hebben. Zoiper is beschikbaar voor Windows, Mac, iOS en Android. Volg de volgende stappen om Zoiper te installeren en configureren.

Stap 1: Download de app

Download de Zoiper app in Google Play van Android of de App store van Apple. Voor Windows en Mac kan je Zoiper op hun website downloaden.

Stap 2: Instellingen

Open Zoiper en ga naar ‘settings’. Druk op accounts en voeg er één toe door op het +teken te drukken.
Kies ‘SIP account’ als account type en vul nu de volgende gegevens in:

• [Account name] Intern nummer (bijvoorbeeld 201)
• [Domain] sipproxy.voipgrid.nl
• [User name] Account ID van het VoIP-account
• [Password] Wachtwoord van het VoIP-account. Let op, het wachtwoord is hoofdlettergevoelig
• [Caller id] Je zakelijk telefoonnummer
• Druk op ‘Register’ en je VoIP-account wordt geconfigureerd

VoIPGRID + AFAS

Door AFAS te combineren met de Twinfield export van VoIPGRID kun je de maandelijkse facturatie automatiseren.

Uitdraai export

De CSV die de basis vormt voor de AFAS facturatie wordt gebaseerd op de export afgenomen diensten en de belgegevens uit de portal.

Afgenomen diensten

Voor de afgenomen diensten moet de indeling worden zoals onderstaand:

Kolom A – Relatie
Kolom B – Klantnummer (zoals in tabblad klanten)
Kolom C – Dienstafnemer
Kolom D – Datum (welke hier echter meestal leeg is)
Kolom E – Einddatum
Kolom F – Aantal
Kolom G – Type
Kolom H – Beschrijving
Kolom I – Kolom stuksprijs invoegen (formule kolom J / kolom F)
Kolom J – Totaalprijs

Belgegevens

olom A – Relatie
Kolom B – Klantnummer
Kolom C – Gesprekseigenaar
Kolom D – Account / telefoonnummer
Kolom E – Datum
Kolom F – Kolom inkomend verwijderen, waardoor het de rij aantal wordt. Deze zetten we allemaal op 1.
Kolom G – Kolom tijdsduur en beller verwijderen, zodat kolom G nu bestemming wordt (deze blijft echter leeg)
Kolom H – Bestemmingscode
Kolom I – Kolom stuksprijs invoegen (formule kolom J / kolom F)
Kolom J – Totaalprijs

Nu kopieer je alle belgegevens naar het blad van de afgenomen diensten. Vervolgens selecteer je de kolommen I en J en zet je de celeigenschappen op getal 2 decimalen. Als laatste sorteer je de hele sheet op kolom B, zodat de klantgegevens bij elkaar komen te staan. Dit sla je op als CSV en dan kan het ingelezen worden in AFAS. Nu krijg je dus pakbonnen die je kunt omzetten naar facturen.

VoIPGRID + Exact Online

Door Exact Online te combineren met de Twinfield export van VoIPGRID kun je de maandelijkse facturatie automatiseren.

Voorbereiding

Voordat je de facturen kunt importeren in Exact, dienen er producten aangemaakt te worden. In deze opzet maken we hiervoor 3 producten aan. Klik bovenin op “Verkoop” en druk onder de kolom “Artikelen” op “Aanmaken”.

Optioneel kun je ervoor kiezen om direct de juiste grootboekrekeningen toe te wijzen onder het kopje “Financieel”.
Let op: indien “Deelbaar” en “Verkoop” niet zijn aangevinkt, of als de datum “Actief vanaf” niet ver genoeg in het verleden ligt, zal de import mislukken.

Aanmaken importdefinitie

Klik boven in de grijze balk op de naam van je administratie en vervolgens op “Import/Export”. Kies onder “Methode” voor “CSV/Excel”, kies onder “Verkoop” op de regel “Verkoopfacturen” voor “Import” en kies voor “Anders gescheiden waarden”. Vul bij het scheidingsteken de puntkomma in en druk op “Volgende”. Klik vervolgens op de knop “Bladeren” en open het geëxporteerde CSV-bestand. Druk op “Nee”, daarna op “Aan een veranderende waarde” en vul bij “Kolom” het getal 2 in en klik “Volgende”. Match dan “Besteld door: Code” met “AR Number” gevolgd door “Volgende”.

Match als volgt:

• Druk op “Volgende”. Selecteer vervolgens in de kolom “Formaat” het formaat “1.000,00” en klik “Volgende”. Selecteer bij “Dagboek” het juiste dagboek en klik “Volgende”.
• Er zal een melding gegeven worden dat één of meerdere regels niet kunnen worden verwerkt.
• Dit komt omdat Exact de kopregel probeert te verwerken. Door deze aan te vinken zal deze worden uitgesloten.
• Klik “Volgende” aan en druk op “Importdefinitie overslaan”. Geef de importdefinitie en druk op “Klaar”.

Factuurlayout

Er is een aantal zaken benodigd voor een goede weergave van een factuur. De benodigde velden zijn:

• Binnen een artikelregel
• Artikelomschrijving
• Description
• Extra tekst
• Opmerkingen
• Currency symbol
• Net price
• Amount excl. VAT
• Factuurtotaal
• VAT amount
• Amount

Neem contact op met de partnermanagers voor een voorbeeldlayout in XML. Om deze te importeren druk je op de naam van je administratie en vervolgens op “Stamgegevens”. Druk onder het kopje “Lay-outs” op “Onderhoud” en vervolgens op de knop “Nieuw”. Klik op “Importeer een nieuwe lay-out van het bestand” en blader naar het XML-document.

VoIPGRID + Twinfield

Twinfield is met 40.000 klanten één van de grootste online boekhoudpakketten. VoIPGRID kan worden gekoppeld aan Twinfield, waarmee je de volledige facturatiestraat automatiseert.

VoIPGRID en Twinfield

VoIPGRID kan gegevens in een Twinfield ready format exporteren. Daarmee worden er automatisch facturatieregels aangemaakt welke direct gekoppeld zijn aan je Twinfield klanten. Twinfield kan vervolgens de digitale facturatie-, betaal- en incassobestanden verwerken.

Het is binnen VoIPGRID ook mogelijk om de klantgegevens die in Twinfield bekend zijn vanuit onze webomgeving te beheren. Ook kun je nieuwe relaties in Twinfield aanmaken. Dit kun je als partner zelf doen, maar ook door je eindklanten laten beheren.

Beheren Twinfield relaties

Indien de Twinfield gegevens van een Twinfield (API) gebruiker nog niet zijn aangemaakt en Twinfield wel aanstaat binnen je omgeving, vraagt de online omgeving je de gegevens in te voeren zodra je voor het eerst inlogt. Deze Twinfield (API) gebruiker moet in ieder geval de rechten hebben om Dimensies toe te voegen en te wijzigen. Nadat de API gebruiker is ingegeven kunnen klanten met rechten “Administratieve gegevens wijzigen” hun eigen facturatiegegevens aanpassen.

Gereed maken automatische facturatie

Artikelen aanmaken in Twinfield
Ga in Twinfield naar “Facturatie” > “Artikelen” en voeg 4 artikelen toe:

1. Eenmalige kosten
2. Maandelijkse kosten
3. Uitgaande gesprekskosten – VoIP
4. Servicenummers (kosten/opbrengsten)

Digitale facturatie voorbereiden
Ga vervolgens naar “Facturatie” > “Facturatie typen”. De facturatiebriefontwerp moet zijn aangemaakt onder “Algemeen” > “Word sjablonen”. Voorbeelden van Word sjablonen vind je onder “Help” > “Supportcenter” > “Lay-out sjablonen”.

Het is ook mogelijk om gebruik te maken van het Word sjabloon dat wij zelf toepassen voor de facturatie. Neem hiervoor contact op met de partnermanagers.