Integraties

VoIPGRID + Softphone

10 mei 2019 Integraties

Natuurlijk kun je uitbellen via onze eigen app, de Vialer. Maar wil je liever gebruik maken van een softphone, dan beschrijven we hier de globale instellingen voor Zoiper.

Inleiding
Zoiper is een gratis softphone waar een aantal klanten van ons goede ervaringen mee hebben. Zoiper is beschikbaar voor Windows, Mac, iOS en Android. Volg de volgende stappen om Zoiper te installeren en configureren.

Stap 1: Download de app
Download de Zoiper app in Google Play van Android of de App store van Apple. Voor Windows en Mac kan je Zoiper op hun website downloaden.

Stap 2: Instellingen
Open Zoiper en ga naar ‘settings’. Druk op accounts en voeg er één toe door op het +teken te drukken.
Kies ‘SIP account’ als account type en vul nu de volgende gegevens in:

  • [Account name] Intern nummer (bijvoorbeeld 201)
  • [Domain] sipproxy.voipgrid.nl
  • [User name] Account ID van het VoIP-account
  • [Password] Wachtwoord van het VoIP-account. Let op, het wachtwoord is hoofdlettergevoelig
  • [Caller id] Je zakelijk telefoonnummer
  • Druk op ‘Register’ en je VoIP-account wordt geconfigureerd

VoIPGRID + AFAS

Integraties

Door AFAS te combineren met de Twinfield export van VoIPGRID kun je de maandelijkse facturatie automatiseren.

Uitdraai export
De CSV die de basis vormt voor de AFAS facturatie wordt gebaseerd op de export afgenomen diensten en de belgegevens uit de portal.

Afgenomen diensten
Voor de afgenomen diensten moet de indeling worden zoals onderstaand:

Kolom A – Relatie
Kolom B – Klantnummer (zoals in tabblad klanten)
Kolom C – Dienstafnemer
Kolom D – Datum (welke hier echter meestal leeg is)
Kolom E – Einddatum
Kolom F – Aantal
Kolom G – Type
Kolom H – Beschrijving
Kolom I – Kolom stuksprijs invoegen (formule kolom J / kolom F)
Kolom J – Totaalprijs

Belgegevens
Kolom A – Relatie
Kolom B – Klantnummer
Kolom C – Gesprekseigenaar
Kolom D – Account / telefoonnummer
Kolom E – Datum
Kolom F – Kolom inkomend verwijderen, waardoor het de rij aantal wordt. Deze zetten we allemaal op 1.
Kolom G – Kolom tijdsduur en beller verwijderen, zodat kolom G nu bestemming wordt (deze blijft echter leeg)
Kolom H – Bestemmingscode
Kolom I – Kolom stuksprijs invoegen (formule kolom J / kolom F)
Kolom J – Totaalprijs

Nu kopieer je alle belgegevens naar het blad van de afgenomen diensten. Vervolgens selecteer je de kolommen I en J en zet je de celeigenschappen op getal 2 decimalen. Als laatste sorteer je de hele sheet op kolom B, zodat de klantgegevens bij elkaar komen te staan. Dit sla je op als CSV en dan kan het ingelezen worden in AFAS. Nu krijg je dus pakbonnen die je kunt omzetten naar facturen.

VoIPGRID + Exact Online

Integraties

Door Exact Online te combineren met de Twinfield export van VoIPGRID kun je de maandelijkse facturatie automatiseren.

Voorbereiding
Voordat je de facturen kunt importeren in Exact, dienen er producten aangemaakt te worden. In deze opzet maken we hiervoor 3 producten aan. Klik bovenin op “Verkoop” en druk onder de kolom “Artikelen” op “Aanmaken”.

Optioneel kun je ervoor kiezen om direct de juiste grootboekrekeningen toe te wijzen onder het kopje “Financieel”.
Let op: indien “Deelbaar” en “Verkoop” niet zijn aangevinkt, of als de datum “Actief vanaf” niet ver genoeg in het verleden ligt, zal de import mislukken.

Aanmaken importdefinitie
Klik boven in de grijze balk op de naam van je administratie en vervolgens op “Import/Export”. Kies onder “Methode” voor “CSV/Excel”, kies onder “Verkoop” op de regel “Verkoopfacturen” voor “Import” en kies voor “Anders gescheiden waarden”. Vul bij het scheidingsteken de puntkomma in en druk op “Volgende”. Klik vervolgens op de knop “Bladeren” en open het geëxporteerde CSV-bestand. Druk op “Nee”, daarna op “Aan een veranderende waarde” en vul bij “Kolom” het getal 2 in en klik “Volgende”. Match dan “Besteld door: Code” met “AR Number” gevolgd door “Volgende”.

Match als volgt:

  • Druk op “Volgende”. Selecteer vervolgens in de kolom “Formaat” het formaat “1.000,00” en klik “Volgende”. Selecteer bij “Dagboek” het juiste dagboek en klik “Volgende”.
  • Er zal een melding gegeven worden dat één of meerdere regels niet kunnen worden verwerkt.
  • Dit komt omdat Exact de kopregel probeert te verwerken. Door deze aan te vinken zal deze worden uitgesloten.
  • Klik “Volgende” aan en druk op “Importdefinitie overslaan”. Geef de importdefinitie en druk op “Klaar”.

Factuurlayout
Er is een aantal zaken benodigd voor een goede weergave van een factuur. De benodigde
velden zijn:

  • Binnen een artikelregel
  • Artikelomschrijving
  • Description
  • Extra tekst
  • Opmerkingen
  • Currency symbol
  • Net price
  • Amount excl. VAT
  • Factuurtotaal
  • VAT amount
  • Amount

Neem contact op met de partnermanagers voor een voorbeeldlayout in XML. Om deze te importeren druk je op de naam van je administratie en vervolgens op “Stamgegevens”. Druk onder het kopje “Lay-outs” op “Onderhoud” en vervolgens op de knop “Nieuw”. Klik op “Importeer een nieuwe lay-out van het bestand” en blader naar het XML-document.

VoIPGRID en Twinfield

Integraties

Twinfield is met 40.000 klanten één van de grootste online boekhoudpakketten. VoIPGRID kan worden gekoppeld aan Twinfield, waarmee je de volledige facturatiestraat automatiseert.

VoIPGRID en Twinfield
VoIPGRID kan gegevens in een Twinfield ready format exporteren. Daarmee worden er automatisch facturatieregels aangemaakt welke direct gekoppeld zijn aan je Twinfield klanten. Twinfield kan vervolgens de digitale facturatie-, betaal- en incassobestanden verwerken.

Het is binnen VoIPGRID ook mogelijk om de klantgegevens die in Twinfield bekend zijn vanuit onze webomgeving te beheren. Ook kun je nieuwe relaties in Twinfield aanmaken. Dit kun je als partner zelf doen, maar ook door je eindklanten laten beheren.

Beheren Twinfield relaties
Indien de Twinfield gegevens van een Twinfield (API) gebruiker nog niet zijn aangemaakt en Twinfield wel aanstaat binnen je omgeving, vraagt de online omgeving je de gegevens in te voeren zodra je voor het eerst inlogt. Deze Twinfield (API) gebruiker moet in ieder geval de rechten hebben om Dimensies toe te voegen en te wijzigen. Nadat de API gebruiker is ingegeven kunnen klanten met rechten “Administratieve gegevens wijzigen” hun eigen
facturatiegegevens aanpassen.

Gereed maken automatische facturatie
Artikelen aanmaken in Twinfield
Ga in Twinfield naar “Facturatie” > “Artikelen” en voeg 4 artikelen toe:

  1. Eenmalige kosten
  2. Maandelijkse kosten
  3. Uitgaande gesprekskosten – VoIP
  4. Servicenummers (kosten/opbrengsten)

Digitale facturatie voorbereiden
Ga vervolgens naar “Facturatie” > “Facturatie typen”. De facturatiebriefontwerp moet zijn aangemaakt onder “Algemeen” > “Word sjablonen”. Voorbeelden van Word sjablonen vind je onder “Help” > “Supportcenter” > “Lay-out sjablonen”. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van het Word sjabloon dat wij zelf toepassen voor de facturatie. Neem hiervoor contact op met de partnermanagers.

VoIPGRID Partner management

Contact

We helpen je graag

050 - 800 9000
contact@voipgrid.nl