Tips om toenemende telefonische drukte goed op te vangen

Op dit moment ziet een werkdag in Nederland er veelal anders uit dan normaal. Dit heeft natuurlijk impact op de telefonische bereikbaarheid. Niet alleen wordt er meer vanuit huis gewerkt, maar in sommige beroepsgroepen zal ook de inkomende stroom van telefoontjes hoger zijn dan normaal. Denk bijvoorbeeld aan huisartsenpraktijken, verzekeringsmaatschappijen, tandartspraktijken of hotelketens. Door het inzetten van de volgende features van jouw VoIP-platform, kun je je klanten helpen de toenemende stroom aan telefoontjes zo goed mogelijk op te vangen.

Meer mensen bereikbaar maken met Belgroepen

Bij toenemend inkomend belverkeer is de kans groot dat collega’s elkaar willen ondersteunen of dat er meerdere mensen bereikbaar moeten zijn. Dit kan door het aanmaken van belgroepen. In de belgroep selecteer je de betreffende Gebruikers, VoIP-accounts of mobiele telefoonnummers van de medewerkers, zodat er meerdere devices gaan rinkelen wanneer er naar één telefoonnummer wordt gebeld. Vergeet niet om de belgroep vervolgens in het belplan te zetten.

Inkomende oproepen opvangen met de module Wachtrij

Is een belgroep niet voldoende en blijkt het onmogelijk om alle oproepen op te kunnen nemen? Dan is de module Wachtrij een mogelijke oplossing. De beller komt in een wachtrij terecht waarin aangegeven wordt wat de verwachte wachttijd is of hoeveel wachtenden er nog voor hem zijn. Zodoende weet de beller wanneer hij ongeveer iemand aan de lijn krijgt en die duidelijkheid wordt over het algemeen als prettig ervaren.

Tip: restricties geven bij wachtrijen

Handig om te weten: je kunt zelf een aantal restricties geven aan de wachtrij. Je kunt bijvoorbeeld instellen wat het maximaal aantal wachtenden in de rij mag zijn en hoe lang een beller maximaal in de wachtrij kan staan. Heb je ingesteld dat er niet meer dan vijf personen in de wacht mogen staan, dan kun je aangeven wat er moet gebeuren als er een zesde beller binnenkomt. Dit kan bijvoorbeeld een melding zijn dat het erg druk is en dat mensen het beter later weer kunnen proberen, maar ook het verwijzen naar een website of een oproep om een voicemail achter te laten.

De verwachting van de beller managen met Meldingen

De module Meldingen zegt het eigenlijk al: het is mogelijk om meldingen in te stellen in de belroute. Meldingen kunnen helpen om de verwachting van de beller te managen. Een welkomstboodschap wordt vaak gebruikt om de beller persoonlijk aan te spreken. Hierbij krijgt de beller direct bevestiging dat er naar het juiste nummer is gebeld. Naast een welkomstboodschap kunnen er tussendoor ook meldingen af worden gespeeld, zodat de beller weet waar hij aan toe is. Als er na 20 seconden nog niemand heeft opgenomen, kun je bijvoorbeeld laten horen “Op dit moment is het erg druk, nog een moment geduld alstublieft”. Wachten totdat iemand opneemt is voor de beller nooit leuk, maar er is meer begrip als bellers weten waarom het langer duurt.

Direct de juiste afdeling met de module Keuzemenu

In tijden van toenemende drukte is het wel zo fijn wanneer de beller direct bij de juiste afdeling of collega terecht komt. De module Keuzemenu kan hierbij uitkomst bieden en zorgen voor een efficiënt werkproces.

Meer informatie

Heb je vragen over het optimaal instellen van de bovenstaande modules voor jouw klanten? Onze partnermanagers zijn dagelijks bereikbaar op 050-8009000 of via contact@voipgrid.nl.