7 november 2019

Maak je klanten nu alvast optimaal bereikbaar tijdens de feestdagen

De laatste maand van het jaar zit er weer aan te komen. Een maand waarin we zien dat veel partners bezig zijn met het wijzigen van de bereikbaarheid van hun klanten. Feestdagmeldingen toevoegen, eerder-naar-huismeldingen aanzetten, een doorschakeling of zelfs een korte vakantie in het belplan regelen. Gun jezelf een rustige decembermaand en begin daar nu vast aan! Hieronder hebben we een aantal tips voor je op een rij gezet, zodat jouw klanten én jijzelf ongestoord kunnen genieten van de feestdagen.

De module Openingstijden als handig hulpmiddel

Een handige tool binnen het platform is de module Openingstijden. Met deze module kun je aangeven wat de telefonische openingstijden zijn van een bedrijf. Ook stel je in wat de telefonische route is binnen de openingstijden en wat er moet gebeuren als iemand buiten de openingstijden belt. Zo voorkom je dat jouw klanten iedere keer handmatig hun bereikbaarheid aan moeten passen. Overigens kunnen je klanten natuurlijk ook zelf hun openingstijden instellen en belplannen inrichten, mocht je dat willen!

Tijdsgroepen aanmaken voor de feestdagen

Het is mogelijk om meerdere tijdsgroepen aan te maken in de online telefooncentrale, bijvoorbeeld een tijdsgroep met de reguliere openingstijden en een tijdsgroep voor de feestdagen of andere bijzondere dagen. Je kunt nu hele gerichte en persoonlijke meldingen afspelen, mocht jouw klant niet bereikbaar (willen) zijn. Hiervoor gebruik je de module Meldingen in combinatie met de module Openingstijden.

Belplan op laptop

Gebruik meldingen voor een persoonlijke boodschap

Met de module Meldingen kun je een melding naar keuze toevoegen, bijvoorbeeld een welkomstboodschap, feestdagen melding of een bericht dat het bedrijf is gesloten. Is het kerst en wordt er gebeld? Dan speelt er een voicemail af met een mooie kerstboodschap. Belt iemand buiten reguliere openingstijden? Geef dan aan wanneer de telefonische openingstijden zijn en geef een instructie mee, zoals ‘kijk op onze website’ of ‘spreek een boodschap in’.

Wel of niet bereikbaar zijn: jouw klant bepaalt

Sommige klanten vinden het prettig dat de beller persoonlijk te woord wordt gestaan, ook tijdens de feestdagen. Wil jouw klant dit ook, dan kun je ervoor kiezen om zijn nummer tijdens de feestdagen of buiten de reguliere openingstijden door te schakelen naar een antwoordservice, zodat je klant zelf de telefoon niet hoeft aan te nemen. Een antwoordservice neemt de telefoon aan namens jouw klant. Je krijgt van de betreffende antwoordservice een telefoonnummer, dat je gebruikt om het nummer van de klant naar door te schakelen. Ideaal: de telefoon van jouw klant rinkelt niet tijdens het kerstdiner en toch worden zijn klanten vriendelijk te woord gestaan.

Tips voor het optimaal inzetten van openingstijden

  • Kies je ervoor dat klanten zelf hun belplannen kunnen inrichten, controleer dan altijd het ingestelde belplan met de openingstijden. Dit voorkomt vervelende situaties waarbij klanten niet bereikbaar zijn terwijl zij wel geopend zijn.
  • Vergeet niet om na het wijzigen van de feestdagen (van bijvoorbeeld Kerst naar Pasen) ook de melding te wijzigen. Op deze manier wordt de juiste melding afgespeeld die past bij de betreffende feestdag.
  • Selecteer als laatste stap in het belplan altijd een voicemail of een melding. Op deze manier wordt de routering altijd professioneel afgesloten.
  • Probeer onder je eigen demo-omgeving diverse openingstijden routeringen uit. Juist door te testen kun je op zoek gaan naar de beste oplossing voor jouw klant.
  • Heeft de klant nog geen feestdagen gedefinieerd, maak dan al wel vast deze routering aan. Dan hoef je later het belplan niet meer aan te passen, maar alleen de juiste datum in de tijdsgroep te selecteren.

Advies nodig bij het instellen van openingstijden?

Heb je vragen over het instellen of aanpassen van de openingstijden van jouw klant of heb je advies nodig? Neem eens kijkje in de handleiding Openingstijden in de Partner Informatieportal of neem contact op met één van onze partnermanagers. Op naar een ontspannen feestmaand!

{"status": "success", "attempt": "5dd0b57c-631b-48f1-8780-592e351b9be0", "id": "716fb1e4-b51d-4fe8-a522-9673af04dba3", "request_id": "5dd0b57c-631b-48f1-8780-592e351b9be0"}