2 juli 2020

Hoe je jouw klanten goed voorbereidt om terug te gaan naar kantoor (of een andere flexplek)

Een paar maanden geleden hebben we beschreven hoe je jouw klanten zo goed mogelijk kunt ondersteunen met de verschuiving naar het thuiswerken. Inmiddels is er een nieuwe situatie; het is voor verschillende organisaties ook weer mogelijk om langzaam aan terug te keren naar het kantoor. Deze situatie vraagt om een andere telefonie-oplossing dan voorheen, waardoor de bereikbaarheid van jouw klanten wellicht aangepast moet worden. In deze blog besteden we aandacht aan de vier situaties die je hierbij het meest kunt verwachten. Daarnaast geven we tips over het inrichten van een flexibele werkplek, zodat jouw klanten altijd gewoon bereikbaar kunnen zijn. Ongeacht waar ze hun werkplek hebben ingericht.

Optimaal bereikbaar na de terugkomst op kantoor

Bij de terugkomst op het kantoor is het wel zo fijn dat iedereen weer gewoon bereikbaar is. Dit houdt in dat de huidige bereikbaarheid van jouw klanten waarschijnlijk aangepast moet worden. En hoewel elke situatie uniek is, kun je hierbij je de volgende vier scenario’s het vaakst verwachten.

1. Van Vialer app of webphone weer terug naar het vaste toestel op kantoor

Sommige klanten hebben de afgelopen periode hun VoIP-account van het vaste toestel gebruikt voor de Vialer app of webphone om thuis te kunnen werken. Hoewel de webphone (zeker met het nieuwe contactboek) ook op kantoor een prima alternatief is voor een fysieke telefoon, kan het zijn dat mensen weer gebruik willen maken van het vaste toestel.

Om het toestel weer werkend te krijgen, moet je ingelogd zijn in de portal. Ga naar de Gebruiker van de betreffende klant en klik op het tabblad Telefonie instellingen en deselecteer het vinkje van de Vialer app of webphone. Voor de Vialer app is het daarnaast nodig om de geforceerde versleuteling uit te zetten. Deze is uitgeschakeld wanneer je het vinkje versleuteling forceren deselecteert onder het tabblad Geavanceerde instellingen. Sluit nu het toestel weer aan op het internet en stroom, en er kan weer gebeld worden!

Tip: check nog even of het rondje van het betreffende VoIP-account in de portal op groen staat. Dan weet je zeker dat het toestel is geregistreerd.

2. Van doorschakeling naar mobiel, terug naar vast toestel op kantoor

Mocht de klant gebruik hebben gemaakt van een doorschakeling naar mobiel, dan moet waarschijnlijk het belplan worden aangepast. De stap in het belplan waar vast/mobiel is geselecteerd, moet worden gewijzigd naar de optie VoIP-account.
Heeft de klant een Gebruiker in het belplan staan? Dan hoeft er niets in het belplan gewijzigd te worden. Alleen de eindbestemming van de Gebruiker moet aangepast worden naar het vaste toestel. Dit kan de klant heel gemakkelijk zelf instellen via de Vialer app, portal of de webphone.

3. De openingstijden moeten teruggezet worden naar reguliere tijden

Het is goed mogelijk dat bedrijven aan de hand van gewijzigde openingstijden tijdelijk de bereikbaarheid hebben aangepast, maar deze nu weer terug willen zetten naar zoals het was. Als hiervoor een aparte openingstijdengroep is aangemaakt, kan deze groep verwijderd of aangepast worden. Meer informatie en tips over het instellen van de openingstijden vind je in de handleiding over Openingstijden of neem deze blog nog eens door.

4. De bereikbaarheid is ingesteld, maar het toestel gaat niet over

Mochten klanten hierover contact opnemen, adviseer ze dan om het belplan te controleren. Staat er geen Gebruiker in het belplan? Dan is dat de reden waarom het toestel niet rinkelt terwijl de bereikbaarheid wel op het vaste toestel staat. Het instellen van de eindbestemming van de Gebruiker werkt alleen als de Gebruiker ook is geselecteerd in het belplan. Dit is ook een mooie aanleiding om klanten kennis te laten maken met deze feature, zodat ze regie hebben over hun eigen bereikbaarheid.

Creëer eenvoudig een flexibele werkplek met de Gebruiker feature

We verwachten dat de vraag van jouw klanten steeds meer om een flexibele aanpak vraagt. En hoewel mensen de vertrouwde werkplek weer steeds beter weten te vinden, wordt de mogelijkheid om thuis of remote te werken steeds meer gemeengoed. Het belang van een telefonische bereikbaarheid die snel en makkelijk aan te passen is, wordt dan ook steeds groter. Om hierop in te spelen, adviseren we om meer gebruik te maken van de Gebruiker feature. Samen met oplossingen zoals de webphone, is het met deze feature namelijk heel gemakkelijk om te wisselen van werkplek of toestel. Hierbij hoeft de klant enkel aan te geven waarop hij bereikbaar wil zijn, zonder enige vorm van technische kennis. Wel zo eenvoudig!

Meer informatie over de Gebruiker vind je in onze Partner Informatieportal of lees de blog: De geheimen van de Gebruiker voor meer ins and outs over de Gebruiker.

Tip: We raden aan om voor iedere device (Vialer app, webphone of vast toestel) een eigen VoIP-account aan te maken. Dit maakt het stukken makkelijker om te schakelen in bereikbaarheid. Het account uitschakelen en handmatig verplaatsen naar een nieuw device is dan niet meer nodig.

Meer weten?

Heb je een aanvullende vraag of wil je graag meer weten over de oplossingen voor een flexibele werkplek? Onze partnermanagers zitten voor je klaar om te helpen (vanuit huis, kantoor of een andere mooie locatie).

Bel naar 050 – 800 9000 of stuur ons een bericht via contact.

{"id": "2362bbcd-3cdc-49fe-85f1-8be3ed9fdd8f", "request_id": "5f2849af-218b-4e3c-bffe-318f9b44ec20", "attempt": "5f2849af-218b-4e3c-bffe-318f9b44ec20", "status": "success"}