28 mei 2020

5 voordelen van telefonisch vergaderen met de Conference module

Met de toename van het aantal thuiswerkers is ook de vraag naar tools om op afstand te kunnen vergaderen gegroeid. Hierdoor hebben video conferencing tools, zoals Zoom en Google Meet, snel aan populariteit gewonnen. Deze tools zijn echter niet in alle situaties even bruikbaar. Denk bijvoorbeeld aan situaties waar je privacygevoelige zaken bespreekt of waar de verschillende gesprekspartners niet van dezelfde tools of accounts gebruik kunnen maken. Met de Conference module voor telefonische vergaderingen kun je jouw klanten een oplossing bieden die voor iedereen werkt.

Waarom telefonisch vergaderen?

Hoewel video conferencing handige features kent – denk aan het delen van je scherm tijdens een presentatie – heeft telefonisch vergaderen ook een aantal voordelen die het vergaderen op afstand tot een succes maken.

1. Gebruiksgemak

Telefonisch vergaderen is eigenlijk hetzelfde als gewoon telefoneren. Hierdoor zijn de meeste mensen al bekend met de werking van een conference call via telefoon, zelfs wanneer er nog nooit is deelgenomen aan een dergelijk gesprek. Door gewoonweg naar hetzelfde telefoonnummer als andere deelnemers te bellen, kan iemand al deelnemen.

2. Veilig vergaderen

Wanneer er wordt gebeld naar het (interne) telefoonnummer van de conference call, moeten deelnemers een pincode invoeren. Er kan dus niet zomaar iemand aanschuiven in de telefonische vergadering. Je klant hoeft zich geen zorgen te maken over zijn gegevens: anders dan bij sommige aanbieders van video conferencing tools, is de privacy tijdens een telefonische vergadering gewaarborgd.

3. Toegankelijkheid

Deelnemers van audio-conferentiegesprekken hebben weinig nodig: een telefoonverbinding is genoeg. Het soort toestel – vaste lijn, mobiele telefoon, webphone – maakt helemaal niets uit, waardoor deelnemers flexibel zijn en het conferentiegesprek overal kunnen voeren. Ook tijdrovende installatie is verleden tijd en het aanschaffen van speciale vergadertoestellen is niet nodig.

4. Onzichtbaarheid

Bij een telefonische vergadering zien de deelnemers elkaar niet. Dit kan een voordeel zijn wanneer iemand zich comfortabeler voelt bij het voeren van een spraakgesprek dan een persoonlijker videogesprek. Ook wordt een telefonische vergadering als minder vermoeiend ervaren dan video conferencing.

5. Stabiele verbinding

Een telefonische vergadering via VoIP vraagt weinig van je internetverbinding (en als je over je mobiele netwerk of telefoonlijn belt zelfs helemaal niets). Hierdoor zal een telefonische vergadering zelden gestoord worden door vertragingen en schommelingen in de audiokwaliteit, die kenmerkend zijn voor video conferencing.

Aan de slag met de Conference module

Om mensen telefonisch te laten vergaderen, heb je een zogenoemde brug nodig die er voor zorgt dat mensen kunnen deelnemen, of kunnen worden toegevoegd door de host van de conference call. Onze Conference module doet precies dat; je kunt het zien als een virtuele vergaderzaal waarin je met een onbeperkt aantal mensen kunt vergaderen. Het enige wat je nodig hebt, is de feature Conference op ons VoIP-platform en eventueel een telefoonnummer.

Bij het aanmaken van de module wordt er gevraagd een extensie aan te maken met een drie- of viercijferig nummer. Dit is een intern telefoonnummer waarmee collega’s onderling kunnen vergaderen. Wil jouw klant ook met externen kunnen vergaderen? Dat kan! Dan heeft de klant enkel nog een telefoonnummer nodig.

Zelf de controle houden

Uiteraard wil je als bedrijf controle hebben over de vergaderruimte. Dit is in de Conference module goed geregeld. Bij het aanmaken van de module wordt er een wachtwoord ingesteld voor de administrator. De administrator is degene die de regie heeft over de ruimte en bijvoorbeeld bellers uit de vergaderzaal kan halen, mocht er per ongeluk een ongenodigde gast zich toevoegen.

Tijdens de vergadering worden er bevestigende geluiden afgespeeld bij iedere beller die de vergaderzaal binnenkomt of verlaat. Zo weet je wanneer de vergadering kan starten en wanneer er een nieuwe beller de virtuele vergaderzaal betreedt.

Meer informatie

Ben je er klaar voor om conference calls aan te bieden aan jouw klanten, of wil je meer weten over de Conference module? Neem dan contact met ons op of bel 050-8009000.

Ben je al partner van VoIPGRID? Neem dan een kijkje in Partner Informatie Portal. Hier vind je alle details over het instellen van de module in de handleiding Conference module. De module is tot 31 december gratis voor al je klanten!

{"id": "8db1e038-f27b-422f-977b-473df41800f9", "request_id": "5f69c94f-57a7-459d-a21e-422c5701df70", "attempt": "5f69c94f-57a7-459d-a21e-422c5701df70", "status": "success"}